Kanzleientwicklung für Steuerberater
Als externer Partner für Kanzleientwicklung und Digitalisierung begleiten wir Ihre Kanzlei dauerhaft: nicht mit einmaliger Beratung, sondern mit verlässlicher Umsetzung. Aus der Steuerberatung. Für die Steuerberatung.
Durchlaufzeit Finanzbuchhaltung
Ein Unternehmen derHeimeshoff Riese Gruppe
Die Ausgangslage
Häufig fehlt nicht die Idee, sondern die Zeit und eine klare Verantwortung für die Umsetzung. TippenMit der Maus über eine Karte fahren, um mehr zu sehen.
Qualifizierte Mitarbeitende zu gewinnen und zu halten, wird von Jahr zu Jahr schwieriger.
Zahlreiche Programme im Einsatz, aber keine durchgängigen Abläufe.
Großes Potenzial, aber unklar, wo und wie ein sinnvoller Anfang gelingt.
Mandanten erwarten eine schnelle, digitale und verlässliche Zusammenarbeit.
Kanzleiwissen sichern und die Kanzlei langfristig übergabefähig aufstellen.
Den Unterschied sehen
Ein vertrauter Ablauf, zweimal betrachtet: so, wie er in vielen Kanzleien heute läuft, und so, wie er nach einer geordneten Kanzleientwicklung laufen kann.
Belege kommen per Post, per E-Mail und im Pendelordner.
Belege kommen digital über DATEV Unternehmen online.
Viele Arbeitsschritte werden von Hand erfasst und abgeglichen.
Regelbasierte Arbeitsschritte laufen automatisiert, die Fachkraft prüft.
Einzelne Rückfragen per Telefon und E-Mail, verteilt über den Monat.
Rückfragen werden gebündelt und einheitlich gestellt.
Besonderheiten des Mandats kennt nur der zuständige Sachbearbeiter.
Besonderheiten, Vorsysteme und Ansprechpartner liegen dokumentiert im DATEV DMS.
Der Bearbeitungsstand hängt an Erfahrung und Erinnerung.
Checklisten und Kennzahlen machen den Stand für alle sichtbar.
Beispielhafte Darstellung. Welche Schritte in Ihrer Kanzlei den größten Hebel haben, klären wir im Prozess-Check.
Unsere Leistungen
Wir schaffen Struktur, treiben die Umsetzung voran und sorgen dafür, dass vereinbarte Maßnahmen nicht im Alltag untergehen. Die Entscheidungen und die Verantwortung bleiben dabei jederzeit bei der Kanzleileitung.
Nicht einmal beraten. Gemeinsam gestalten. Konsequent umsetzen.
Analyse, Vereinfachung, Vereinheitlichung und Dokumentation Ihrer Kanzleiabläufe, mit klaren Zuständigkeiten und stetiger Verbesserung.
Optimierung von DATEV, DATEV DMS, DATEV Unternehmen online (inkl. DATEV Personal), Schnittstellen und der digitalen Zusammenarbeit mit Ihren Mandanten.
Automatisierung wiederkehrender Arbeitsschritte, digitale Formulare und Abläufe, Voraussetzungen für den KI-Einsatz und konkrete Anwendungsfälle.
Strukturierte Mandanten- und Prozessinformationen, Wissenssicherung, Checklisten, Arbeitsanweisungen und Vertretungsfähigkeit.
Regelmäßige Schulungen, verständliche Einführung neuer Arbeitsweisen und Begleitung Ihrer Mitarbeitenden.
Entwicklungsplan, Prioritäten, Umsetzung, Jour fixe, Erfolgskontrolle und laufende Fortschreibung.
Jede Kanzlei hat andere Menschen, Mandanten und gewachsene Arbeitsweisen. Deshalb legen wir Rollen, Verantwortlichkeiten und Ansprechpartner gemeinsam mit Ihnen als Kanzleileitung fest und begleiten deren Zusammenarbeit in regelmäßigen Jour fixes. Diese finden als feste Online-Termine statt.
Unser Vorgehen
Technologie löst keine unklaren Abläufe. Deshalb beginnen wir nicht mit Software, sondern mit dem Fundament Ihrer Kanzlei.
Schritt 1 von 6
Wir verschaffen uns einen genauen Überblick über Ihre Kanzlei: Welche Systeme sind im Einsatz, wie laufen Finanzbuchhaltung, Lohn und Jahresabschluss tatsächlich ab, und wer ist wofür zuständig? Dabei machen wir Medienbrüche, Doppelarbeit und Engpässe sichtbar und sprechen mit den Mitarbeitenden, die die Abläufe täglich erleben.
Transparente Ausgangslage und priorisierte Handlungsfelder.
Danach fortlaufend: Ergebnisse messen und den Entwicklungsplan fortschreiben. So wird Kanzleientwicklung zur dauerhaften Führungsaufgabe.
Empfohlener Einstieg
Begrenzt, planbar und mit einem Ergebnis, das auch dann Bestand hat, wenn Sie danach nicht weitermachen. Wir empfehlen keine dauerhafte Zusammenarbeit, bevor wir gemeinsam an einem konkreten Prozess gearbeitet haben.
Aufbaukondition: 3.000 €
zzgl. USt · 3 Beratungstage über 4–6 Wochen
Wo liegen die Schwierigkeiten? Was wurde bereits versucht? Was soll in zwölf Monaten anders sein?
Gemeinsam mit Ihren Mitarbeitenden betrachten wir die Abläufe: Belegeingang, Finanzbuchhaltung, Lohn, Jahresabschluss und Mandantenkommunikation. Ziel ist ein Überblick über alle wesentlichen Prozesse, nicht nur über einen.
Wo entstehen Medienbrüche, Doppelarbeit, Rückfragen und Wartezeiten? Wo hängt Wissen an einzelnen Personen?
Wir besprechen gemeinsam, welche Prozesse zuerst angegangen werden sollten, und schlagen eine Reihenfolge nach Aufwand und Wirkung vor. Welche Prozesse es werden, legen wir gemeinsam mit Ihnen fest. Zuerst setzen wir dort an, wo mit wenig Aufwand die größte Wirkung erzielt werden kann.
An einem konkreten Fall gestalten wir gemeinsam mit Ihnen den künftigen Ablauf: wie er aussieht, was sich für die Mitarbeitenden ändert und welcher Nutzen realistisch ist.
Wir definieren gemeinsam die Kennzahlen und Ausgangswerte, damit Ergebnisse später überprüft werden können.
Diese Unterlagen gehören Ihrer Kanzlei, unabhängig davon, wie Sie sich anschließend entscheiden.
Laufende Begleitung
Die Modelle unterscheiden sich in der Zahl der Beratungstage und im Rhythmus der Abstimmung.
8 Stunden Arbeitszeit, die ausschließlich in die Weiterentwicklung Ihrer Kanzlei fließen.
Ihr fester Online-Termin mit uns, der Kanzleileitung und den Verantwortlichen Ihrer Kanzlei. Wir besprechen den Umsetzungsstand, offene Themen, nächste Schritte und anstehende Entscheidungen. Der Jour fixe kommt zu den Beratungstagen hinzu.
Empfohlener Einstieg
Prozess-Check3 Beratungstage über 4–6 Wochen, einmaligAufbaukondition: 3.000 €
1 Beratungstag je Monat
Aufbaukondition: 1.000 € monatlich
2 Beratungstage je Monat
Aufbaukondition: 2.000 € monatlich
4 Beratungstage je Monat
Aufbaukondition: 4.000 € monatlich
Für die ersten drei Partnerkanzleien: 33 % Nachlass auf den Listenpreis, für 12 Monate garantiert.
Offen gesagt: Unsere Leistungen sind in der eigenen Kanzlei mit mehr als 60 Mitarbeitenden entstanden und dort erprobt. Das externe Geschäft befindet sich im Aufbau; eine Liste fremder Kanzleien als Referenz können wir heute noch nicht vorlegen. Im Gegenzug werten wir die erreichten Kennzahlen gemeinsam aus und dürfen, nach Ihrer Freigabe, anonymisiert oder namentlich auf die Zusammenarbeit verweisen.
Alle Beträge zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer. Fahrtkosten innerhalb von 100 km um Gelsenkirchen sind abgegolten, darüber hinaus berechnen wir 0,50 € je Kilometer. Ein Wechsel in ein umfangreicheres Modell ist jederzeit möglich, in ein kleineres zum Ende der Mindestlaufzeit. Bis zu zwei Monate im Jahr können ausgesetzt werden, etwa in Fristen- und Jahresabschlussspitzen.
Einzelne Leistungen übernehmen wir auch auf Anfrage. Honorar anfragen
Vertrauen
Wir kommen aus der Steuerberatung und wissen, dass dies berechtigte Fragen aufwirft. Deshalb regeln wir alles vor Beginn der Zusammenarbeit schriftlich.
Was wir bewusst nicht tun: keine Steuerberatung, keine Lohn- oder Finanzbuchhaltung, kein IT-Betrieb. Wir arbeiten an Ihren Prozessen, nicht an Ihrem Markt.
Unser Auftrag ist die Entwicklung Ihrer Kanzlei, nicht die Akquise Ihrer Mandanten. Deshalb treten wir weder werbend noch vertrieblich an Ihre Mandanten heran. Ihre Mandanten bleiben Ihre Mandanten.
Jede Kanzlei wird getrennt geführt und dokumentiert. Was wir bei Ihnen erfahren, bleibt bei Ihnen, und was wir bei anderen erfahren, erfahren Sie nicht. Über unsere übrigen Auftraggeber geben wir keine Auskunft.
Erkenntnisse, Prozesse und Daten aus Ihrer Kanzlei werden nicht für andere Aufträge oder eigene Angebote verwertet.
Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 StGB und Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO vor Projektbeginn. Zugriffe nach dem Grundsatz der Datenminimierung, dokumentiert.
Keine Eingabe von Mandanten- oder Kanzleidaten in Systeme, die diese zu Trainingszwecken verwenden. Werkzeuge stimmen wir vorab mit Ihnen ab.
Nachweisbar und langfristig
Steuerkanzleien wechseln ihre Partner nicht gern, und das ist richtig so. Deshalb richten wir unsere Begleitung nach den Bedürfnissen Ihrer Kanzlei aus und sagen klar, wie wir Fortschritt messen und was Sie dauerhaft erwarten dürfen.
Im ersten Monat erheben wir gemeinsam die Ausgangswerte. Danach überprüfen wir den Fortschritt anhand vereinbarter Kennzahlen und werten sie im Jour fixe aus.
Zeit vom Belegeingang bis zur fertigen Buchhaltung, je Mandat und Monat.
Anteil der Mandate mit Rückfragen an Mandanten je Periode.
Anteil korrigierter oder erneut bearbeiteter Vorgänge.
Anteil dokumentierter und einheitlich bearbeiteter Prozesse.
Jahr 1
Prozesslandkarte, einheitliche Abläufe in Finanzbuchhaltung und Jahresabschluss, Arbeitsanweisungen, klare Zuständigkeiten, erste Kennzahlen.
Jahr 2
Digitale Zusammenarbeit mit Mandanten, Schnittstellen ausgebaut, Routine automatisiert, Wissen vertretungsfähig hinterlegt.
Jahr 3
KI-Anwendungsfälle geordnet einführen, Regeln festlegen, Mitarbeitende schulen, Wachstum und Nachfolge vorbereiten.
Fortlaufend
Kennzahlen auswerten, Prozesse überprüfen, Entwicklungsplan fortschreiben.
Ein Beispiel, kein festes Programm. Tempo und Reihenfolge richten sich nach Ihrer Ausgangslage.
Geschäftsführer Niklas Laudage betreut Ihre Kanzlei persönlich, auch wenn HR digital wächst. Kein wechselndes Beraterteam.
Wir nehmen nur so viele Kanzleien auf, wie wir verlässlich begleiten können; im Premium-Modell höchstens zwei gleichzeitig.
Alle Unterlagen gehören Ihrer Kanzlei und liegen in Ihren Systemen. Endet die Zusammenarbeit, bleibt alles bei Ihnen.
Stand, Entwicklungsplan, Entscheidungen und offene Punkte sind bei uns dokumentiert und nicht an eine Person gebunden.
Wer wir sind
Unsere Herkunft
Gelsenkirchen · Wurzeln bis 1971 · heute in der nächsten Generation geführt · mehr als 60 Mitarbeitende
Ein Unternehmen der Heimeshoff Riese Gruppe
Was sich in der eigenen Kanzlei bewährt, geben wir an andere Kanzleien weiter.
Geschäftsführer Niklas Laudage ist seit seiner Jugend eng mit der Steuerberatung verbunden. Sein Vater ist seit rund 40 Jahren in der Branche tätig; das erste Praktikum in einer Steuerberatungskanzlei absolvierte er bereits während der Schulzeit. 2017 begann er seine Ausbildung in der Steuerberatung und studierte anschließend mit Schwerpunkt Steuerrecht an der FOM Hochschule in Essen.
Schon bei der Betreuung eigener Mandate zeigte sich: Erheblicher Aufwand entsteht häufig nicht durch die steuerliche Aufgabe selbst, sondern durch die Prozesse davor. Statt schlechte Prozesse schneller zu bearbeiten, begann er, sie neu zu ordnen.
Heute verantwortet er die Prozess- und Digitalisierungsentwicklung der Kanzlei. In dieser Funktion hat er die Abläufe der Finanzbuchhaltung vereinheitlicht, DATEV Unternehmen online und DMS-gestützte Dokumentenprozesse ausgebaut, eigene digitale Werkzeuge für Datenerfassung, Importe und Kontrollen entwickelt und ein geordnetes Wissensmanagement im DATEV DMS aufgebaut.
„Der beste Prozess ist nicht der, den man besonders schnell bearbeitet. Der beste Prozess ist der, bei dem unnötige Arbeit gar nicht erst entsteht.“
Mit einem eigenen Werkzeug und einheitlichen Abfragebögen geben Mitarbeitende ihr praktisches Wissen geordnet weiter. Die Informationen liegen mandantenbezogen im DATEV DMS.
Heute für Menschen, morgen auch für KI. Die geordnete Ablage ist zugleich die Grundlage für einen späteren kontrollierten KI-Einsatz.
Was sich in der eigenen Kanzlei bewährt, wird dokumentiert, geordnet und für andere Kanzleien nutzbar gemacht. Erfahrungen aus externen Projekten fließen wiederum in unsere eigene Entwicklung ein.
Praxis → Problem → Lösung → Erprobung → Standard → Wissenstransfer → Verbesserung
¹ Grundlage: interne Zeitauswertungen in unserer eigenen Steuerberatung. Erfahrungswerte aus Einzelfällen, keine zugesicherten Einsparungen. Welche Ergebnisse in Ihrer Kanzlei erreichbar sind, klären wir im Prozess-Check.
Häufige Fragen
Ihre Frage ist nicht dabei? Im Erstgespräch nehmen wir uns dafür Zeit.
Nein. Unser Auftrag ist die Entwicklung Ihrer Kanzlei, nicht die Akquise Ihrer Mandanten. Wir treten weder werbend noch vertrieblich an Ihre Mandanten heran. Das halten wir vor Beginn der Zusammenarbeit schriftlich fest.
Für den Prozess-Check nicht. In der laufenden Zusammenarbeit erfolgen Zugriffe nur nach dem Grundsatz der Datenminimierung und werden dokumentiert. Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 StGB und Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO schließen wir vor Projektbeginn.
Ein Beratungstag entspricht 8 Stunden Arbeitszeit für die Weiterentwicklung Ihrer Kanzlei. Der Jour fixe ist ein fester Online-Termin mit uns, der Kanzleileitung und den Verantwortlichen Ihrer Kanzlei; er kommt zu den Beratungstagen hinzu und wird nicht auf sie angerechnet.
Nein. Der Prozess-Check ist unser empfohlener Einstieg, aber keine Voraussetzung. Sie können ebenso direkt mit Basis, Standard oder Premium beginnen. Der Prozess-Check umfasst 3 Beratungstage über 4–6 Wochen zum Fixhonorar von 4.500 € zzgl. USt (Aufbaukondition 3.000 €). Wechseln Sie innerhalb von drei Monaten in ein laufendes Modell, rechnen wir das Fixhonorar zur Hälfte an.
Ein Wechsel in ein umfangreicheres Modell ist jederzeit möglich, in ein kleineres zum Ende der Mindestlaufzeit. Bis zu zwei Monate im Jahr können ausgesetzt werden, etwa in Fristen- und Jahresabschlussspitzen.
Alle Prozessbeschreibungen, Standards, Checklisten und Arbeitsanweisungen gehören Ihrer Kanzlei und liegen in Ihren Systemen. Endet die Zusammenarbeit, bleibt alles bei Ihnen.
Mandanten- und Kanzleidaten geben wir nicht in Systeme ein, die diese Daten zu Trainingszwecken verwenden. Welche Werkzeuge zum Einsatz kommen, stimmen wir vorab mit Ihnen ab.
Geschäftsführer Niklas Laudage betreut Ihre Kanzlei persönlich, auch wenn HR digital wächst.
Der nächste Schritt
30 Minuten Erstgespräch: kostenfrei, unverbindlich und ohne Einsicht in Unterlagen oder Mandantendaten.
Wir klären, wo Ihre Kanzlei steht, welches Thema die größte Wirkung verspricht und ob eine Zusammenarbeit für beide Seiten sinnvoll ist. Sie erhalten eine ehrliche Einschätzung, auch dann, wenn wir nicht der richtige Partner für Sie sind.
HR digital GmbH
Von-der-Recke-Straße 5–7
45879 Gelsenkirchen
Niklas Laudage, LL.B., und Andre Reissig
Telefon: 0209 17808-22
E-Mail: niklas.laudage@hrge.de
Web: hrdigital.online
Amtsgericht Gelsenkirchen, HRB 17813
DE362564309
Niklas Laudage, LL.B.
Von-der-Recke-Straße 5–7, 45879 Gelsenkirchen
Wir sind nicht bereit und nicht verpflichtet, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.
HR digital GmbH, vertreten durch die Geschäftsführer Niklas Laudage, LL.B., und Andre Reissig
Von-der-Recke-Straße 5–7, 45879 Gelsenkirchen
Telefon: 0209 17808-22 · E-Mail: niklas.laudage@hrge.de
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Stand: Oktober 2026
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